Agilität „is a groaßer Schmarrn“ (Teil 1) – agile Werte als Basis des Handelns

Um die Benefits von Agilität für die Revision zu verstehen, zunächst ein kurzer Exkurs zum agilen Manifest als solches. Es wurde 2001 geschrieben und stellt mit seinen vier Werten und zwölf Prinzipien einen konkreten Handlungsrahmen für Teamarbeit dar. Eigentlich ist es als eine Art Kompromiss der übereinstimmenden Werte mehrerer konkurrierender Methoden der Softwareentwicklung verfasst worden. Heute wird es ganz selbstverständlich als Basis des agilen Arbeitens genutzt – wohlgemerkt nicht nur in der Softwareentwicklung. Warum sollten wir als Internal Auditor von einer Nutzung absehen?

Ich bin ehrlich, mir kamen nach dem ersten Lesen erstmal viele Fragen: Was wäre aus Sicht der Revision überhaupt das Äquivalent zu „funktionierender Software“? Wer ist eigentlich dieser „Kunde“? Der geprüfte Bereich oder der Vorstand? Ist die Revision überhaupt unabhängig, wenn die „Zusammenarbeit mit dem Kunden“ so fokussiert wird?

Vielleicht geht es Ihnen gerade ähnlich, uns ging es auf jeden Fall so. Eine 1:1-Übertragung machte keinen Sinn und fühlt sich falsch an. Neben der Klärung der obenstehenden Fragen, was für uns zur Definition von Begriffen, wie „Kunde“ oder „Produkt“ der Internen Revision führte, haben wir unsere eigenen Werte geschrieben. Damit sind wir per se noch nicht wirklich innovativ: Nahezu jede agile Methode hat eigene Werte oder Prinzipien, die sich alle mehr oder minder voneinander unterscheiden.

Von der Theorie zur Praxis

Qua Definition Revision wollen wir doch durch „unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen Mehrwerte schaffen und die Geschäftsprozesse verbessern“. Wieso sollten wir überhaupt unsere eigenen agilen Werte schreiben? Reicht das in Kombination mit den IPPF-Standards nicht aus?

Uns hat es nicht gereicht – das „Wie wollen wir es umsetzen?“ fehlte uns. Übrigens, die Diskussionen waren an der ein oder anderen Stelle schmerzhaft – Ehrlichkeit kann weh tun.

Nachhaltige Veränderung ist das Ziel, nicht bloßes Recht haben.

Mit genau einer überspitzten Erkenntnis fängt es an: Aus unserem Team hat jeder schon einmal eine Feststellung geschrieben, die „richtig“ war, aber den geprüften Bereich nicht um Längen „nach vorn“ gebracht hat. Im schlimmsten Fall kann so eine Feststellung den Änderungswillen des Auditees zunichtemachen.

Aber eigentlich wollen wir doch mit unserer Arbeit nicht Fehler der Vergangenheit zeigen, sondern Veränderungen für die Zukunft anstoßen. Eben einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, nicht nur einen Arbeitsnachweis als Revision erbringen. Damit will ich nicht sagen, dass etwas unter den Tisch fallen darf, aber manchmal ist „the big picture“ wichtiger als „kleine“ Fehler.

Details können über den nächsten Schritt entscheiden, nicht der ursprüngliche Plan.

Das Prüfprogramm ist geschrieben, kommuniziert und die eigentliche Arbeit beginnt. Wie häufig sammelt man innerhalb kürzester Zeit Erkenntnisse, die am gesetzten Fokus des Prüfprogramms zweifeln lassen.

Das ist in beide Richtungen gemeint: Entweder zeigen die ersten Prüfhandlungen, dass der Sachverhalt sich „schlimmer“ darstellt als gedacht oder aber genau das Gegenteil. Hier auch einige ehrliche, subjektive Worte: Während das tiefere Prüfen oft einfach ist, fällt es uns umso schwerer die Prüfung schneller als geplant zu beenden. Wir könnten etwas übersehen haben oder eben nicht tief genug geprüft haben.

Die Horrorgeschichten, was Auditor alles übersehen können, kennen wir aus der Presse - da sollen sie aber auch bleiben. Doch genau hier stellt sich die Frage nach dem „Mehrwert“: Wird dieser durch „tieferes“ Prüfen oder doch durch einen schnellen Abschluss und Beginn einer anderen Prüfung erzeugt?

Offene Kommunikation findet mit allen Beteiligten statt, nicht nur im Team.

Im Grunde sind wir mit unserer eigenen Kommunikationskultur zufrieden. Auch mit unseren Kunden, meist den Ansprechpartnern in der Internen Revision, pflegen wir einen offenen Umgang. Doch bei einer Sache ertappen wir uns hin und wieder: Wir ziehen in den Prüfungen Mauern zu den Auditees hoch. Damit meine ich nicht Mauern, die aus Gründen der Unabhängigkeit existieren sollten, sondern Mauern, die aus Unachtsamkeit entstehen.

Sinnbildlich steht dabei für mich folgende Geschichte eines Kollegen: In einer Prüfung wurden u.a. Kontrollhandlungen eines Fachbereichs im Auszahlungsprozess analysiert. Die Kontrollen waren gut designed und effektiv – in Summe nichts zu berichten. Für meinen Kollegen war das Thema daher nach einigen Stunden erledigt. Im Abschlussgespräch kam heraus, dass der Verantwortliche des Fachbereichs circa zwei Wochen mit mulmigem Gefühl arbeitete und sich nicht traute nach einem aktuellen Stand zu fragen. Ein wenig Kommunikation hätte hier sicherlich geholfen, ohne die Unabhängigkeit der Revision zu untergraben.

Es kann auch in die andere Richtung gehen – wenn es Feststellungen gibt, warum nicht frühzeitig darüber sprechen? Hier sei an unseren ersten Punkt erinnert: „Nachhaltige Veränderung ist das Ziel.“, warum also nicht durch offene Kommunikation von Feststellungen frühzeitig diese Veränderung anstoßen?

Fazit und Ausblick

Ich bin mir sicher, dass Ihnen viele der benannten Aspekte bekannt sind oder sie von Ihnen bereits gelebt werden. Auf den ersten Blick also nichts Neues – der Meinung waren wir auch erstmal. Was sich aber für uns geändert hat, ist die Ausrichtung unseres Fokus auf die genannten Werte und damit einhergehenden Aspekte. Es sind eben nicht mehr einige unter vielen, sondern sie bilden den Kern unseres Handelns ab. Für uns ist klar, dass es ein Abwenden von ‚Ja-Nein‘ und ‚Richtig-Falsch‘-Parabeln gibt, hin zu einer Prüfung, die einen wirklichen Mehrwert ermöglicht.

Was könnte ihr nächster Schritt sein?

Versuchen Sie, die Werte des Agile Manifesto für Ihr Unternehmen zu individualisieren. Das muss nicht von heute auf morgen geschehen – hinterfragen Sie doch einfach mal bei der nächsten Prüfung, welche anderen Möglichkeiten es gibt.

Die theoretischen Ausblicke reichen Ihnen nicht und Sie möchten Agilität konkret in Ihren Arbeitsalltag integrieren? Dann würde ich mich freuen Sie in meinem Audinar Audits, einfach agil! begrüßen zu dürfen!

Ich freue mich genauso über Ihre Erfahrungen, Anregungen und erst recht über Widerspruch - lassen Sie uns sprechen! Schreiben Sie mir per LinkedIn, Xing oder Mail.