Schlankes Continuous Auditing via Power BI und Power Automate Desktop - Teil 1

Man lege folgende Komponenten bereit:

• ein SAP-System mit Möglichkeit zur Nutzung des GUI-Skript
• Analyseideen zu Tabellen, gerne mit vorgekochten/eingerichteten Varianten
• ein Microsoft Excel
• ein Microsoft Power Automate Desktop (also einen Roboter), 
• ein Microsoft Power BI, gerne auch lokal auf dem Rechner als Power BI Desktop

Vorüberlegungen zum Rezept

Bevor ich mit dem Kochvorgang beginne, ein paar einleitende Überlegungen, die zu diesem Vorgehen geführt haben: 

Unsere Kunden diskutieren gerne mit uns, wie wir SAP-Audits durchführen und was sie daraus schnell für sich ableiten können. Für uns ist es Alltag Daten, die aus irgendwelchen Systemen kommen, zu visualisieren und zu analysieren. Wir sind schon frühzeitig auf Microsoft Power BI umgeschwenkt und haben nach ersten Torten und Balken die echte Funktionsvielfalt genutzt, um Zusammenhänge darzustellen. Unternehmensfahrzeuge auf Slides fahren lassen – geht, wenn die Daten ausreichen. Schön und gut für eine (Sonder-)prüfung, sogesehen das gut vorbereitete Sonntagsessen, aber was gibt es unter der Woche, wenn es effizient und schnell gehen muss? 

Aber wieviel schöner wäre es, wenn man alle seine Daten mit geringem Aufwand jeden Monat mittels eines automatisierten Verfahrens direkt visualisiert erhalten könnte. Und dann noch personalisiert – nicht nur die Standardauswertungen…

Der Weg zum Alltags-Rezept

Wir haben dann mit verschiedenen Kunden Prozesse mit einem Low-Budget-Ansatz digitalisiert und in der Internen Revision die ersten Roboter gebaut. Und Digitalisierung kann manchmal einfach sein, fernab von großen Schnittstellen, langen Meetings mit der IT etc.

Und nun folgen die einzelnen Überlegungen, was Ihr persönlicher Kochtopf beinhalten muss: 

• Sie benötigen eine Idee von dem, was Sie sehen wollen (Datenquellen). Relativ simpel ist die Abbildung von Mengengerüsten für die Prüfungsplanung:
  • Wie viele neue Kreditoren haben wir eigentlich in der letzten Periode auf unserem System?
  • Vielleicht ergänzt um Daten von außen – Transparency International und CPI? 
• Ebenso einfach ist die Frage zu klären, ob es beispielsweise Auffälligkeiten auf dem System gibt. Wir haben bei einem Kunden die Firma „Kim Jong-Un“ im Datenbestand gefunden, als wir die Kreditoren gegen CPI abgeglichen haben. Stimmt tatsächlich, waren aber Testdaten 😊.
• Die gröbsten Ausreißer in den Bankdaten sollten wir auch erkennen können – wenn Kontonummern ohne Sinn und Verstand geändert werden (vielleicht ist ja der Hintergrund nur: „Das Geld ist ja nicht weg, es ist nur woanders…“).
• Es wäre schön, wenn sich der Ansatz schnell weiterentwickeln ließe:
  • Vielleicht mittels einer Ergänzung in der Dokumentation
  • Vielleicht eine neue Abfrage und das mit möglichst wenig Aufwand (Three-Way-match im Einkaufsprozess oder eine spezielle Analyse auf unseren Daten?)
  • „Excel können wir gut und sollte uns dabei helfen“.
• Wir benötigen einen Roboter, der die Arbeit macht – ganz im Sinne der Digitalisierungspäpste, die Automatisierung für alles und möglichst für sehr geringe Kosten versprechen (das vorgestellte Modell kostet aktuell ca. 10 EUR im Monat)
• Was machen wir, wenn der Quality Assessor:In kommt und nach Arbeitspapieren fragt? Die Daten sollten schon „im Besitz“ der Internen Revision sein und immer wieder zu den gleichen Ergebnissen führen.
• Die Dashboards sollten so gut aussehen, dass diese direkt der Geschäftsleitung präsentiert werden können (auch das geht tatsächlich – bei einem Unternehmen will der CFO mittlerweile Zugriff auf die monatlichen Updates der Internen Revision – was für ein Mehrwert!).

Zwischenfazit

Wie das Gericht schmecken soll, ist uns nun klar. Welche Zutaten genutzt werden sollen, haben wir grob umrissen. Doch wie ist die genaue Abfolge? Das und mehr gibt es in meinem zweiten Teil. Als kleiner Appetizer schon einmal die Grafik unseres Vorgehens: