Fragebogen in Excel erstellen – Teil 1

Nutzung des Dropdown-Menüs in Excel

In vielen Projekten erstelle ich für unsere Kunden Fragebögen oder Checklisten. Diese nutze ich beispielsweise auch zur Identifikation von Risiken oder als Grundlage auf die Frage, ob eine nähere Prüfung in diesem Bereich notwendig ist. Einmal gebaut können diese Tools immer wieder für andere Themen genutzt werden.

In meiner Reihe „Fragebogen in Excel erstellen“ möchte ich Ihnen erklären, wie Sie mittels der Datenüberprüfung einen Fragebogen erstellen, ihn anschließend vor Überschreibung schützen und diesen zu guter Letzt am einfachsten auswerten können.

Nachstehend finden Sie meine erstellte Beispieldatei, um meine folgende Beschreibung nachvollziehen zu können.

• Download Beispieldatei

Schritt 1: Fragen bzw. Checkpunkte definieren

Im ersten Schritt müssen Sie in einem oder mehreren Arbeitsblättern einer Excel-Datei die Fragen bzw. Checkpunkte definieren. Ich habe als Beispiel in dem Arbeitsblatt „Fragen“ insgesamt drei Bereiche definiert mit jeweils vier Fragen.

Mein Ziel ist es, dass die Benutzer in Spalte E neben den einzelnen Fragen die Antwort auswählen können.

Schritt 2: Antwortmöglichkeiten definieren

Um mein Ziel zu erreichen, muss ich als ersten Schritt die möglichen Antworten definieren. Hierzu öffne ich ein weiteres Arbeitsblatt „Antwortmöglichkeiten“. Der Aufbau ähnelt dem Arbeitsblatt „Fragen“. Allerdings sind in diesem Arbeitsblatt die Antwortmöglichkeiten je Frage aufgelistet.

Die Anzahl der Antwortmöglichkeiten kann dabei natürlich Ihren Wünschen angepasst werden. Um den Fragebogen ggf. nochmals für weitere Themen zu verwenden, nutze ich oft eine große Anzahl an Felder, die ich für beliebige Antwortmöglichkeiten füllen kann. Sollte ich diese Felder nicht benötigen, lasse ich diese einfach leer. Für die Benutzerfreundlichkeit steht am Ende meiner Liste immer die sinngemäße Aussage „Bitte beantworten Sie…“. Diese wird als Platzhalter am Ende des Antwortfeldes aufgeführt.

Schritt 3: Namen für Bereiche definieren

Um bei der Verwendung der Datenüberprüfung Zeit und Aufwand zu ersparen, definiere ich für jeden Block (das entspricht z. B. der Antwort 1 bis „Bitte beantworten Sie Frage 1“ unter Frage 1) einen Namen. Innerhalb von Formeln können diese gewählten Namen dann genutzt werden, um den Bereich nicht immer neu eingeben zu müssen.

Dies bedeutet, man markiert die Felder, die z. B. die Antworten der Frage 1 beinhalten, und gibt diesem Bereich einen Namen über:

Reiter Formeln > Bereich Definierte Namen > Auswahl Namen definieren

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem anschließend der Name eingetragen werden kann. Ich vergebe in diesem Beispiel den Namen „Frage1“. Dies wiederhole ich dann für jede Frage, sodass ich am Ende zwölf Namen für zwölf Fragen definiert habe.

Schritt 4: Dropdown-Menü erstell en

Zurück im Arbeitsblatt „Fragen“ wähle ich das Feld, in dem die Antworten eingetragen werden sollen, neben meiner Frage 1 aus und wähle folgende Schritte:

Reiter Daten > Bereich Datentools > Auswahl Datenüberprüfung

Es öffnet sich ein Fenster. Hier wählen Sie unter Einstellungen > Zulassen den Wert „Liste“ aus und geben als Quelle unseren definierten Namen ein. Im Falle der Antworten zu Frage 1, wäre das „=Frage1“.

Danach gehen Sie auf „OK“ und neben dem Feld erscheint jetzt ein Pfeil, der darauf hinweist, dass es sich um ein Dropdown-Feld handelt. Wenn Sie jetzt auf den Pfeil klicken, öffnet sich das Dropdown-Menü und die Antwortmöglichkeit kann ausgewählt werden.

Sollten Sie versuchen eine Antwort manuell einzutippen, die von den Antwortmöglichkeiten abweicht, erhalten Sie von nun an eine Fehlermeldung und werden daran gehindert Falscheingaben zu tätigen.

Fazit

Sie haben im ersten Schritt nun einen Fragebogen erstellt. Durch die Datenüberprüfung ist sichergestellt, dass die Personen, die den Fragebogen ausfüllen sollen, nur die Antwortmöglichkeiten auswählen können, die Sie vorher bestimmt haben. Damit nun kein Kollege auf die Idee kommt, die Antwortmöglichkeiten oder den kompletten Fragebogen zu verändern, muss das Excelblatt noch vor Änderungen geschützt werden. Wie Sie das einstellen, erkläre ich Ihnen in meinem nächsten Blogbeitrag in zwei Wochen.